Un guide simple pour les utilisateurs

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Power BI est l’un des outils les plus largement utilisés pour vous aider à gérer, analyser et visualiser d’énormes ensembles de données facilement et sans effort. L’un des principaux avantages de l’utilisation de Power BI est de basculer vos données vers Excel et inversement.

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Power BI et Excel : quel est le meilleur ?

Si vous vous demandez comment exporter Power BI vers Excel, vous vous demandez peut-être s’il est nécessaire de remplacer une plate-forme de jeux de données par une autre, mais comme les entreprises utilisent désormais l’analyse pour mieux comprendre leurs ensembles de données, Microsoft Excel et Power BI présentent de nombreux avantages.

Excel est un célèbre tableur et fait partie du package Office 365. Il fait partie du mobilier de bureau et propose une grande variété d’outils d’analyse de données, notamment des formules, la visualisation de données, la transformation de données et des modèles.

Power BI est un outil de business intelligence dont l’objectif principal est de suivre les KPI (indicateurs clés de performance) et de découvrir des informations sur les données pour éclairer la prise de décision basée sur les données dans l’ensemble de l’organisation. Power BI a trois applications principales :

  • Bureau Power BI.
  • Service Power BI.
  • Applications mobiles Power BI.

Power BI possède un certain nombre de fonctionnalités clés, notamment des calculs complexes avec des formules DAX, un large éventail de sources de données et des connexions avec une variété d’applications tierces permettant aux organisations de créer des connexions personnalisées, ainsi que des outils d’IA, notamment le traitement du langage naturel et le clustering.

Les deux outils ont quelques fonctionnalités en commun ; ils ont tous deux été développés par Microsoft et sont tous deux des solutions analytiques. Ils présentent un certain nombre de similitudes dans leur conception, par exemple le ruban situé en haut, qui contient les fonctionnalités de base. Vous avez également la possibilité de créer et de partager des modèles dans Excel et Power BI. Mais même si Power BI présente de nombreux avantages, notamment en termes de gestion de gros volumes de données pour les ensembles de données et de capacité analytique, Excel devient parfois un ajout inestimable. Heureusement, vous pouvez utiliser les deux simultanément et exporter des informations de Power BI vers Excel.

Vous exporteriez des données et des rapports de Power BI vers Excel pour plusieurs raisons :

  • Pour mieux analyser les données car Excel peut aider à créer des rapports et des tableaux de bord à l’aide de la fonctionnalité « Analyser dans Excel ».
  • Si vous travaillez avec une variété de données, Excel est un outil beaucoup plus convivial. Non pas parce qu’il est plus facile à utiliser que Power BI, mais parce qu’Excel occupe une place importante dans les entreprises depuis bien plus longtemps.
  • Si un collègue n’a pas Power BI sur son système, il est plus susceptible d’avoir Excel et, par conséquent, exporter les données vers Excel est une solution simple.

Si vous vous demandez comment exporter Power BI vers Excel, vous pouvez procéder de plusieurs manières :

Les moyens simples d’exporter des données Power BI vers Excel

Pour exporter des données vers Excel, vous disposez de plusieurs méthodes :

Exporter à partir d’un tableau de bord

  1. Accédez au tableau de bord Power BI. Choisissez la visualisation de données appropriée qui vous intéresse.
  2. Cliquez sur Plus d’options (…) dans le coin supérieur droit de la visualisation de données choisie.
  3. Sélectionnez le Exporter vers .csv.
  4. Vous pouvez ensuite ouvrir ce fichier .csv dans Excel en cliquant sur Fichier > Ouvrir et aller à l’emplacement avec le fichier.

Copier un tableau Power BI directement dans Excel

  1. Dirigez-vous vers le bureau Power BI.
  2. Choisissez la table Power BI souhaitée et accédez au Vue des données option sur le panneau latéral gauche.
  3. Faites un clic droit sur le tableau choisi.
  4. Sélectionner Copier le tableau.
  5. Dans Excel, créez une nouvelle feuille et collez le contenu du tableau, soit en cliquant sur le Pâte icône ou Ctrl+V.

Exporter de Power BI vers Excel à l’aide de « Analyser les données dans Excel »

Cette approche peut être utile pour traiter les données dans Excel et utiliser les données traitées dans Excel pour créer des visualisations de données, et vous pouvez le faire de trois manières différentes :

Via mon espace de travail:

  1. Accédez à Power BI et sélectionnez Télécharger dans le menu (en veillant à cliquer sur Analyser dans les mises à jour Excel).
  2. Choisissez le jeu de données Power BI que vous souhaitez analyser.
  3. Sélectionner Plus d’options (…) à côté de l’ensemble de données et cliquez sur « Analyser dans Excel ».
  4. Lorsque vous ouvrez le nouveau fichier Excel, activez l’édition et le contenu.

Depuis la vue de l’ensemble de données :

Cliquez sur le nom de l’ensemble de données sur votre lieu de travail, et une nouvelle page s’ouvrira et où vous pourrez sélectionnez Analyser dans Excel dans la barre de menu..

Extrait du rapport :

Ouvrez un rapport Power BI et sélectionnez Exporter > Analyser dans Excel dans la barre de menu.

Exportation d’ensembles de données Power BI vers Excel

Si vous souhaitez exporter des données d’un rapport Power BI en ligne vers Excel :

  1. Choisissez le rapport nécessaire sur Power BI
  2. Cliquez sur Plus d’options « … » en haut à droite du visuel.
  3. Cliquez sur Exporter des données.
  4. Choisissez le format que vous souhaitez exporter, soit avec la mise en page actuelle, les données résumées ou les données sous-jacentes et vous pouvez maintenant modifier vos données ou recréer vos graphiques dans Excel.

Comment ajouter Power BI à Excel

Si vous souhaitez travailler directement dans Excel, vous devrez suivre cette démarche :

Connectez-vous à vos sources de données

Avant de pouvoir utiliser Power BI, vous devez vous connecter à vos sources de données en :

  1. Connectez-vous à votre compte Power BI en accédant à Fichier > Obtenir des données > Source et cliquez Connexions.
  2. Sélectionnez le classeur Excel comme source de données dans Power BI.
  3. Sélectionnez le type de données que vous souhaitez connecter et sélectionnez l’option de connexion spécifique. Les options déroulantes incluent les ensembles de données Power BI, SQL Server et le classeur Excel.

Configurer une feuille de calcul d’analyse

Après avoir connecté les sources de données, vous devez créer une feuille de calcul d’analyse dans Excel en :

  1. Aller à Insertion > Tableau croisé dynamique > Power BI – sélectionner Feuille de calcul Power BI.
  2. Une fois cette opération terminée, vous devriez disposer d’une feuille de calcul d’analyse prête à être utilisée dans Excel.

Choisissez l’espace de travail Power BI

Une fois la feuille de calcul d’analyse prête dans Excel, vous devez choisir l’espace de travail Power BI à utiliser, et à ce stade, un volet s’ouvre sur le côté gauche et vous pouvez choisir l’espace de travail nécessaire.

Publier le classeur

La dernière étape consiste à publier le classeur avec tous les modèles de données et les nouvelles visualisations pour que les autres puissent les voir. Pour faire ça:

  1. Cliquer sur Fichier > Publier > Publier les feuilles sélectionnées.
  2. Choisissez une destination pour les modèles de données à publier.

C’est un moyen d’exporter également les données du classeur et les données des modèles de données sous-jacents n’importe où.

Téléchargement de données depuis Power BI

Si vous souhaitez télécharger des données à partir d’un tableau de bord Power BI :

  1. Ouvrez un tableau de bord dans le service Power BI et sélectionnez la vignette appropriée.
  2. Ouvrez le Plus d’options (…) et sélectionnez Exporter vers .csv.
  3. À ce stade, si la vignette a été épinglée à partir d’un rapport avec une étiquette de sensibilité, cet avertissement apparaîtra.
  4. Power BI exportera les données vers un fichier .csv et si vous avez filtré la visualisation, l’exportation .csv sera également filtrée.
  5. Votre navigateur vous demandera ensuite d’enregistrer ou d’ouvrir le fichier et votre exportation est automatiquement enregistrée dans votre dossier Téléchargements pour que vous puissiez l’ouvrir dans Excel.

Comment extraire des données Power BI vers Excel au format CSV

Si vous souhaitez exporter des données à partir d’un visuel de rapport dans Power BI Desktop, Power BI crée automatiquement un fichier .csv avec les données :

  1. Choisissez votre visuel et sélectionnez Plus d’options (…) > Exporter les données.
  2. Dans le Enregistrer sous vous pouvez cliquer sur un emplacement pour le fichier .csv et modifier le nom du fichier.
  3. Sélectionner Sauvegarder.

Comment PBRS améliore les fonctions de Power BI

Power BI est un outil précieux pour vous aider à visualiser vos ensembles de données. Maintenant que vous avez vu comment exporter un ensemble de données de Power BI vers Excel, il est temps de comprendre comment PBRS peut améliorer Power BI :

Livrer des rapports Power BI sous forme de fichiers PDF envoyés par courrier électronique

Dans le monde actuel, soucieux des données, où personne ne cliquera jamais sur un lien, PBRS garantit que vous pouvez contourner les règles de pare-feu sur les pièces jointes ou les clics PDF en exportant un rapport personnalisé sous forme d’image intégrée dans le corps de l’e-mail ou au format HTML.

Livraison de rapports sous forme de documents Excel formatés

Savoir comment exporter Power BI vers Excel n’est qu’une pièce du puzzle. PBRS peut vous aider à exporter le résumé ou les données sous-jacentes dans une feuille de calcul Excel au format approprié pour rendre l’analyse plus facile et plus efficace. Vous pouvez également exporter les données de plusieurs visuels sous forme d’onglets dans le même classeur et même protéger le classeur par mot de passe avant de le livrer, vous assurant ainsi de donner la priorité à la protection des données sensibles à chaque instant.

Il existe de nombreuses fonctionnalités fantastiques de PBRS qui vous permettent de générer un seul rapport Power BI au format de fichier XLS, de planifier l’exécution de rapports à des moments précis et bien plus encore. Étant donné que les avantages et les utilisations de Power BI couvrent de nombreux domaines, il s’agit d’un outil inestimable, mais PBRS, notre planificateur SSRS et Power BI Reporter, garantit que vous pouvez gérer toutes ces informations plus facilement. Avec des rapports de routine, une distribution automatique et de nombreuses autres fonctions, PBRS peut aider votre entreprise à obtenir de véritables informations.

Exceller dans Chaque Aspect de votre entreprise

Que vous souhaitiez simplifier ou rationaliser les processus, suivre certains aspects de votre entreprise, définir des KPI ou obtenir plus d’informations, vous pouvez télécharger un essai gratuit de PBRS qui vous aidera à exceller.