Dois-je vraiment mener des entretiens de départ ?

La chroniqueuse d’Inc.com, Alison Green, répond aux questions sur les problèmes de travail et de gestion – tout de comment traiter avec un patron de microgestion comment parler à quelqu’un de votre équipe sur les odeurs corporelles.

Voici un tour d’horizon des réponses à cinq questions des lecteurs.

1. Dois-je mener des entretiens de sortie ?

Mon assistante part à la fin du mois. J’ai toujours entendu dire que vous devriez mener une entrevue de sortie avec toute personne qui démissionne. L’entretien de départ est-il toujours la norme si l’employé était à temps partiel ? Il était dans notre organisation 20 heures par semaine pendant un an. Si je dois mener une entrevue de sortie, pouvez-vous s’il vous plaît me faire savoir quels types de questions devraient être inclus ?

C’est vraiment comme tu veux. Certains employeurs les font, d’autres non. Cela ne sert à rien de les faire à moins que vous ne soyez vraiment intéressé par les informations que vous recevrez et que vous soyez prêt à agir en conséquence d’une manière ou d’une autre ; ne le faites pas simplement pour suivre les mouvements, car cela créera du cynisme chez vos autres employés. Et bien sûr, les entretiens de départ ne devraient pas remplacer les entretiens réguliers avec les gens pendant qu’ils sont encore employés (et si vous ne faites que l’un ou l’autre, faites-le !), mais parfois vous obtenez plus de franchise des gens quand ils partent.

Plutôt que de le faire vous-même, il peut être judicieux de demander à quelqu’un comme les RH de le faire, car les gens pourraient ne pas se sentir aussi à l’aise de partager des commentaires directement avec vous (surtout si les commentaires vous concernent).

Bonnes questions à poser : Que pourrions-nous faire pour que ce travail fonctionne encore mieux ? Que devrait faire votre manager différemment ? Dans quelle mesure étiez-vous à l’aise d’aborder votre responsable avec une préoccupation ? Qu’auriez-vous aimé savoir lorsque vous avez commencé à travailler ici ? Que souhaiteriez-vous pouvoir dire à la prochaine personne dans ce rôle ? Qu’aurions-nous pu faire, le cas échéant, pour vous convaincre de rester ?

2. J’ai entendu des rumeurs sur le professionnalisme d’un employé

J’ai récemment hérité d’une équipe qui comprend plusieurs employés qui voyagent fréquemment à l’étranger. Un membre de l’équipe, Bob, ne voyage pas actuellement mais a souvent demandé à pouvoir le faire.

J’ai demandé à une autre employée (qui était auparavant responsable de la gestion des voyages de tout le monde) si elle savait pourquoi Bob n’avait pas été autorisé à voyager, et elle a dit qu’après l’embauche de Bob, plusieurs collègues sur le terrain avaient partagé des histoires négatives sur son comportement de lorsqu’il avait voyagé pour une institution précédente. Un autre collègue dans le domaine (en qui j’ai entièrement confiance) qui travaillait dans l’établissement précédent de Bob m’a dit qu’il n’avait pas une bonne réputation parmi ses anciens collègues et son patron. Les gens pensaient qu’il n’était pas responsable du temps ou de l’argent de l’institution lorsqu’il était sur la route et qu’il abusait de la liberté et de l’autonomie du poste.

Bob a demandé à plusieurs reprises pourquoi il ne peut pas prendre de voyages lorsque nous recherchons quelqu’un à couvrir. Je crois généralement qu’il faut être honnête avec les gens autant que possible, donc mon instinct est d’expliquer que j’ai reçu des commentaires négatifs sur son professionnalisme sur la route. Il y a d’autres problèmes que je gère également avec cet employé, et il se peut qu’il n’occupe pas ce poste très longtemps. Mais je voudrais être honnête et l’aider à grandir aussi longtemps que je travaillerai avec lui. Comment dois-je gérer cela ?

La façon dont cela a été géré avant que vous n’entriez en scène est un peu étrange – à la fois que Bob a été pénalisé pour des problèmes de personnes entendu qu’il avait dans un travail précédent mais que personne n’a vu à ce travail, et que personne ne lui en a parlé, surtout quand on lui demande directement des explications.

Je pense que vous devez soit lui dire la raison pour laquelle il n’a pas été autorisé à voyager (vraisemblablement sans révéler vos sources), soit vous devez le laisser voyager si cela fait normalement partie de son travail. S’il ne se comporte pas de manière appropriée pendant le voyage, vous réglerez cela tout de suite. Et c’est l’une des parties les plus étranges de tout cela : la façon dont cela a été géré avant que vous ne montiez à bord semble indiquer que votre équipe ne peut pas laisser Bob sur la route car vous n’auriez aucun recours s’il ne se conduit pas bien . Mais bien sûr, vous auriez recours! Vous pouvez énoncer les règles qu’il doit suivre, l’obliger à respecter ces règles et y remédier s’il ne les respecte pas, comme vous le feriez pour tout autre problème lié à son travail ou à son comportement. Et si les inquiétudes concernant son comportement sont trop sérieuses pour le risquer, c’est suffisamment sérieux pour justifier une conversation honnête avec lui. Dans tous les cas, vous devriez lui parler de ce qui se passe.

3. Pouvons-nous facturer une nouvelle recrue qui s’est effondrée pour le coût de sa formation ?

Nous avons embauché un employé qui était formé par la personne qui partait. Nous l’avons entraînée pendant une semaine, puis elle ne s’est pas présentée et a eu excuse après excuse pendant une semaine pendant que nous occupions son poste. Nous n’avons plus d’employé ni personne pour former le nouveau. Elle s’est présentée et a voulu son chèque immédiatement. Y a-t-il un moyen de lui faire payer sa formation gratuite et de perdre notre temps avec le salaire de la personne que nous avons payée pour la former ?

Non, vous ne pouvez pas. Ce serait illégal. Vous êtes tenu par la loi de la rémunérer pour le temps qu’elle a passé à travailler pour vous, même s’il ne s’agissait que de temps de formation. C’est frustrant quand quelque chose comme ça se produit, mais il vaut mieux voir la nouvelle embauche occasionnelle comme une partie du coût de faire des affaires.

4. Répondre aux questions sur une employée en congé de maternité

J’ai un membre de l’équipe qui est en congé parental. D’autres membres de l’équipe et moi avons pris la relève pour son travail continu, qui comprend beaucoup de correspondance avec des personnes extérieures à notre organisation (clients et fournisseurs) qui savent qu’elle est en congé de maternité. Comment dois-je répondre lorsque certaines de ces personnes posent des questions telles que « Comment va Marie ? » ou « Mary a-t-elle déjà eu le bébé? » ou « Quand est-ce que Marie revient? » Je suis sûr que ces questions viennent d’un bon lieu de véritable préoccupation, mais je ne veux pas répondre avec des informations privées sur mon employé et nous n’avons pas encore de date de retour précise. Même lorsque je réponds par « Mary est toujours en congé », je reçois parfois un suivi avec des questions plus spécifiques sur la façon dont elle va. Comment recommandez-vous de répondre à ce genre de demandes ?

Les gens ne s’attendent certainement pas à des détails (« ses points d’épisiotomie lui causent beaucoup de problèmes ! ») ; ils cherchent généralement juste à entendre qu’elle va bien. Soyez donc positif mais vague : « Aux dernières nouvelles, elle va bien. Vous pourriez ajouter : « Nous essayons de ne pas la déranger pendant son congé, mais nous avons hâte de voir le bébé à un moment donné !